Comment gérer la surcharge de travail sans embaucher : mes réflexions et stratégies personnelles
Bonjour à tous, c’est Julien du groupe Tercium. Aujourd’hui, j’ai envie de partager avec vous une expérience assez récente qui m’a amené à réfléchir sur la gestion de la surcharge de travail dans une société, et plus particulièrement, sur la tentation d’embaucher pour résoudre ce type de problème. C’est un sujet qui, je pense, parlera à beaucoup d’entre vous, surtout dans les périodes où l’activité est particulièrement intense.
Après quelques jours de travail acharné, je me retrouve de nouveau confronté à cette situation où le volume de travail dépasse largement ce que je peux gérer seul. Cela a été d’autant plus marquant que j’ai perdu la voix pendant trois jours, me forçant à ralentir le rythme et à réfléchir. Voilà, ça m’a permis de mettre de l’ordre dans mes idées. Lorsque plusieurs de mes entreprises se retrouvent submergées sous un trop grand nombre de projets et de demandes, la première réaction instinctive peut être d’embaucher. Mais, après avoir fait cette erreur dans le passé, je suis convaincu que ce n’est pas toujours la bonne solution.
L’erreur d’embaucher trop vite
Il y a quelques années, j’avais beaucoup d’enthousiasme et une charge de travail à peine gérable. J’étais dans une dynamique de succès et j’ai donc décidé de renforcer mes équipes en embauchant un grand nombre de personnes d’un coup. À ce moment-là, tout semblait logique : il y avait du travail à accomplir ! Cependant, cela s’est transformé en une expérience difficile. Lorsque le flux de travail s’est assoupli, j’ai me suis retrouvé dans la nécessité de réduire mes effectifs. Cela a été non seulement stressant pour moi, mais également pour les personnes touchées. J’ai appris que la précipitation à embaucher peut mener à des décisions regrettables qui nuisent à la santé de l’entreprise et au moral des salariés.
Pourquoi je ne dois pas embaucher ?
Actuellement, bien que la charge de travail soit énorme, je suis déterminé à ne pas répéter cette erreur. Les raisons qui me poussent à ne pas embaucher sont multiples. D’abord, il y a le risque d’un ralentissement imprévu de l’activité dans les mois suivants. En effet, si je recrute maintenant, il est probable que je me retrouve avec des coûts fixes à long terme pour une équipe dont j’aurai peut-être moins besoin plus tard. Ce constat me pousse à réfléchir sur la manière dont je peux gérer le travail existant sans forcément passer par la case recrutement.
Ensuite, j’ai pris la décision de me concentrer sur la réorganisation de mon quotidien. Cela passe par une évaluation minutieuse de la situation actuelle, en m’assurant que chaque membre de l’équipe soit bien positionné. Il est essentiel d’avoir une vision claire de qui gère quoi dans l’entreprise, afin d’optimiser les ressources déjà disponibles. Je suis convaincu que la clé réside dans la capacité à identifier les goulets d’étranglement et à ajuster la répartition des tâches selon les compétences et les disponibilités de chacun.
La réorganisation comme stratégie
Pour m’organiser au mieux, je prévois de passer quelques jours à assainir ma boîte mail, qui affiche plus de 3 400 messages en attente. C’est une opération cruciale, car je ne peux pas avancer avec tant de poids sur les épaules. Une fois les mails traités, je pourrai aborder le travail avec une clarté d’esprit renouvelée. Ce genre de nettoyage me permettra aussi de voir quels sont les projets prioritaires et d’orienter ensuite mes équipes.
L’étape suivante consistera à faire un tour d’horizon avec les responsables des différentes équipes pour évaluer la charge de travail. Il est important pour moi de m’assurer que chacun ait une certaine marge de manœuvre pour intégrer de nouveaux projets. Cela implique une discussion franche et ouverte sur ce qui pourrait être amélioré ou allégé dans les méthodes de travail actuelles.
Automatiser et moderniser nos outils
En parallèle, je planifie d’intégrer des outils plus adaptés pour automatiser certaines tâches répétitives qui prennent une part importante de notre temps de travail. Par exemple, l’automatisation du traitement des mails semble être une solution qui pourrait m’apporter un gain de temps significatif. Je cherche des solutions qui permettent de filtrer les mails, d’identifier les urgences et même de proposer des réponses préétablies.
Cela fait quelques semaines que je discute avec un client de la possibilité de créer une interface qui pourrait gérer cet aspect et réduire ainsi la charge administrative sur moi-même et mon équipe. L’idée serait d’avoir un assistant virtuel capable d’optimiser notre gestion des mails au quotidien, quelque chose que je consulte régulièrement dans des logiciels comme Spark. Mais jusqu’à présent, cela reste limité aux cas isolés, et je souhaiterais élargir ces fonctionnalités pour une efficacité accrue.
La quête du bras droit parfait
Bien que je sois fermement décidé à ne pas embaucher pour le moment, je ressens tout de même le besoin d’avoir un bras droit, quelqu’un qui puisse vraiment saisir comment je fonctionne et qui puisse me seconder dans certaines tâches. Ce n’est pas simplement une question d’assistance administrative, mais plutôt de compagnie stratégique. Je recherche une personne qui pourrait évoluer avec moi, capable de m’apporter un soutien proactif dans mes prises de décision et qui pourrait anticiper mes besoins.
Cette réflexion m’amène également à me questionner sur le profil idéal de cette personne. Dois-je privilégier un candidat plus jeune, qui pourrait apporter une nouvelle énergie et une motivation accrue ? Pourtant, j’en viens à réaliser que l’expérience peut aussi jouer un rôle crucial. Ce qui compte vraiment, c’est la compréhension mutuelle que nous bâtissons et la capacité d’adaptation de ce bras droit à mon rythme de travail.
La nécessité de revoir les processus internes
Un autre axe de travail sur lequel je me concentre est la remise à plat de nos processus internes. J’avais déjà abordé ce sujet dans une vidéo il y a quelques mois, et c’est un aspect vital de l’optimisation de la productivité. En mettant à jour nos méthodes de travail et en nous débarrassant des pratiques obsolètes, nous pouvons réellement améliorer notre fonctionnement.
Il est vital de prendre le temps de réfléchir sur ce qui doit être gardé, ajusté ou complètement supprimé. Ce type d’introspection peut sembler long et peut-être même un peu ennuyeux, mais les bénéfices à long terme en valent véritablement la peine. Ce qui me motive dans ce processus, c’est la promesse d’une plus grande fluidité et d’une simplification des tâches au quotidien, ce qui nous permettra de nous concentrer sur l’essentiel, à savoir la création de valeur pour nos clients et partenaires.
Conclusion : Vers une approche durable
Au final, la clé de ma situation actuelle réside dans la prise de conscience des limites et des capacités de mon entreprise sans réagir à la tentation trop facile de recruter. La surcharge de travail peut être gérée par des méthodes intelligentes et réfléchies, loin des décisions précipitées. J’apprends chaque jour à mieux comprendre ma structure et à tirer le meilleur parti de mes ressources.
Alors, comment surmonter vite cette période de forte sollicitation tout en maintenant la santé et la stabilité de mes équipes ? La réponse est dans cette mise en œuvre d’automatisation, dans l’amélioration des processus, et dans la recherche d’un soutien adaptatif. À tous ceux d’entre vous qui vous retrouvez aussi dans cette situation, rappelez-vous que la patience et la stratégie sont souvent la meilleure réponse à la surcharge de travail.
Je vous remercie d’avoir pris le temps de me lire et espère que ces réflexions vous seront utiles pour votre propre gestion de la pression au travail. À très bientôt pour d’autres partages et réflexions sur cette belle aventure entrepreneuriale.
